Planifier un spectacle en 9 étapes simples

Publié le : 14 juin 20228 mins de lecture

Les spectacles en direct semblent si simples qu’il est facile d’oublier tout le travail qu’ils nécessitent. Il peut n’y avoir qu’un seul musicien, orateur ou comédien sur scène, mais derrière lui se cache toute une machine organisationnelle. Découvrez comment huiler cette machine pour que rien ne se passe mal pendant le spectacle. Parce qu’il n’y a rien de drôle dans un spectacle bâclé, sauf pour la pièce qui tourne mal.

1. Réservation par l’intermédiaire d’une agence ou réservation directe

Vous devez décider de la voie à suivre pour réserver l’artiste. Vous avez deux possibilités : passer par une agence de réservation ou réserver directement.

Les deux options ont leurs propres avantages et inconvénients, que vous allez découvrir en continuant à lire cet article…

Les avantages de faire appel à une agence de réservation

Une agence de réservation est une bonne option si vous ne savez pas exactement ce que vous recherchez. En d’autres termes, une agence de réservation est plus professionnelle.

Inconvénients de passer par une agence de réservation

Une agence de réservation implique plus de personnes, ce qui entraîne un prix plus élevé. Quel est le dicton : plus de gens, plus de problèmes.

Les avantages d’agir directement

Si les agences de réservation vous semblent trop bureaucratiques pour votre style, vous pouvez toujours opter pour la solution personnelle. En d’autres termes, vous vous épargnez le souci de traiter avec des « gestionnaires de compte ».

Inconvénients du travail en personne

Il y a aussi des inconvénients à ne pas passer par une agence pour réserver un artiste. En d’autres termes, c’est plus risqué. Mais cela peut rapporter gros si on s’y prend bien.

2. Établir les règles

Une bonne règle de base est d’avoir des règles, que vous passiez par une agence ou que vous le fassiez en personne. En matière de sécurité, il est toujours préférable de faire preuve de prudence et de fixer des règles claires. De cette façon, les attentes de chacun seront gérées avant le spectacle.

3. Établissez votre budget

Ne laissez rien au hasard et ne dites jamais « on verra comment cela se passe », parce que vous n’irez nulle part avec cette approche. Essayez d’être aussi précis que possible lorsque vous planifiez le budget de votre spectacle. Référez-vous à des émissions similaires pour guider vos prévisions. Vous devez contacter les artistes, les salles, les traiteurs et toute autre personne dont vous avez besoin pour l’événement. Obtenez autant de devis que possible.

Comparez ensuite les prix et fixez votre budget. Et attendez-vous à des dépenses imprévues. Elles apparaîtront en cours de route. Une bonne idée sera de se doter d’un système de billetterie qui vous informe des ventes en temps réel. De cette façon, vous pouvez ajuster votre budget au fur et à mesure que les billets sont vendus.

4. Recruter une équipe compétente

De nombreuses mains sont nécessaires pour assurer le bon déroulement d’un spectacle en direct. Et plusieurs esprits fonctionnent mieux qu’un seul, quelle que soit la taille du vôtre.

5. Tenir compte des éventuels retards

Comme pour l’établissement d’un budget, vous devez vous attendre à des imprévus en matière de gestion du temps. De nombreux facteurs sont hors de votre contrôle. L’artiste pourrait être coincé dans les embouteillages. De même, il pourrait se passer quelque chose avec la société de restauration et toute autre personne inhérente. Le seul facteur qui n’échappe pas à votre contrôle est la préparation. Créez un plan d’urgence pour que les invités ne s’ennuient pas en attendant.

6. Choisir le bon endroit

Le lieu du spectacle doit généralement correspondre au type de spectacle que vous envisagez, mais il peut aussi s’agir de quelque chose de non-conventionnel si cela correspond au thème. Vous devrez, entre autres, préparer la salle et l’espace scénique pour les artistes.

7. Préparer le lieu du spectacle

La position du public peut avoir un impact important sur le déroulement du spectacle. Un concert de rock fera taire toutes les conversations dans la pièce. Une soirée de comédie, en revanche, peut nécessiter une certaine interaction avec le public. Il existe deux types de disposition des sièges pour les spectacles : le cabaret et le théâtre. La première solution est utile si vous ne prévoyez pas de faire salle comble pour le spectacle, car la salle semblera plus pleine.

Une astuce consiste à placer les invités plus près de la scène et à indiquer que les derniers rangs sont réservés. Vous pouvez ensuite retirer les marquages de sièges réservés une fois que les premiers rangs sont remplis. Enfin, vous devez vous assurer que les invités ont suffisamment d’espace pour se déplacer. Cela signifie qu’il n’y aura pas de longues rangées de sièges sans allée centrale.

La scène sera le centre de la soirée, vous devez donc vous assurer qu’elle est surélevée par rapport aux sièges. La seule exception devrait être un amphithéâtre. Si le lieu que vous avez choisi ne dispose pas d’une véritable scène, vous devez essayer d’en obtenir une. Une scène de fortune est bon marché à louer et prend dix minutes à monter.

8. Organiser l’éclairage de la scène

Tout comme la scène met l’accent sur l’interprète, l’éclairage se comporte de la même manière. Par exemple, une soirée jazz peu éclairée est un échec total ! Le spectacle doit être le point central de la soirée et non un simple bruit de fond. Vous aurez ainsi besoin de projecteurs dirigés vers la scène.

Communiquez avec le personnel de la salle ou votre équipe technique pour vous assurer que la scène est bien éclairée. Il ne doit y avoir aucun endroit où l’artiste n’est pas clairement visible s’il se déplace. Vous devriez également être en mesure de tamiser les lumières principales de la salle juste avant le spectacle. Cela signalera au public que le spectacle est sur le point de commencer.

9. Contrôlez le son

Le son est tout aussi important que l’éclairage pendant le spectacle. Si votre salle ne dispose pas d’un système de sonorisation interne, vous devez en préparer un à l’avance.

Le choix des microphones dépendra des performances. Les musiciens ont tendance à préférer les microphones sans fil avec des pieds de perche. Les comédiens, quant à eux, préfèrent les microphones à fil avec un support rigide. Les acteurs ou les orateurs peuvent avoir besoin d’un microphone personnel pour pouvoir se déplacer.

Le système de sonorisation doit comprendre un haut-parleur de chaque côté de la scène et des moniteurs faisant face à l’artiste. Les haut-parleurs derrière le public sont facultatifs, mais peuvent être nécessaires pour les grands spectacles. Assurez-vous d’avoir des pièces de rechange. Les microphones comme les câbles peuvent tomber en panne au pire moment.

Prêt à vendre des billets pour le spectacle ?

Vous avez déjà contacté l’artiste et la salle, la pièce a été soigneusement organisée, l’éclairage et le son sont prêts. Maintenant, il est temps de remplir ces sièges !

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